把書放進生活裡｜《咻咻咻零浪費會議術》
說到開會，你會想到什麼呢？
小時候聽到「開會」，總覺得是一件不可被打擾的正事。認為只要開了會，就會有一個方案出來，然後再佈達給大家，但長大後才發現，開會與想像中的不太一樣，有的時候就像是例行公事，耗費了許多人力，佔用了許多時間，最後卻沒有結論，變成一場無效會議。這時候，開會反而變得讓人困擾。
本書提到的會議方法，真的很值得參考，雖然現實中可能不會這麼理想，但如果大家都有這樣的意識，應該更有機會達到理想中的會議狀態，避免會議過於冗長。
在《咻咻咻零浪費會議術》這本書裡將會議拆成會議前、會議中、會議後三個階段。
會議前最重要的一件事，是先釐清這場會議的類型，常見可以分成三種：決定會議、擴展會議、共有會議。
當我們先知道會議的類型，就會知道會議要開到什麼程度可以結束？也比較不會讓會議無限延長。
未來如果要開會，就算不是照這理想狀態在開，我也會照所學到的先幫自己釐清這場會議的類型，是要做決定、腦力激盪，還是建立共識？自己比較有個底，知道怎樣算是這場會議的條件。
另外在會議前有兩個關鍵的原則：
1. 議題要具體加有數字
最好有比較加數字比較不會讓大家覺得廣泛，如果太抽象，很容易讓討論失焦，例如：「今年母親節要辦活動」可以改成：「如何創造出比去年母親節提升10% 業績的企劃？」有了數字、有比較，方向會清楚很多。
2. 找對的人來開會
開會不是所有人都需要參加會議，如果邀請了無法做決定、或與執行無關的人，最後很容易變成「大家都有意見，但沒人能決定」，這樣的會議，開再久也不會有結果。
會議中，可以來個開場宣言，最好的宣言是30秒內可以說完或者決定結束條件，讓大家可以很清楚這場會議的目的，因此我們得先知道參與的會議是什麼類型，才能讓參與者知道這個會議開到怎樣的狀態是屬於結束？
如果是會議主持人，我們最好有會議的腳本，讓自己有個底，還有讓參與者感到興趣的原則，當然每個人在意的地方都不同，我自己是覺得「不否定參與者發言」，以及將會議討論的項目「視覺化」是還蠻重要的部份。這會讓大家比較安心發言討論，將討論過的內容有個聚焦統整的畫面也會印象較深刻。
而討論的重點可以用4分法來區分，比如難易程度、效率高低，像老師提到他很喜歡用便利貼的方式貼在上頭，藉由矩陣圖搭配便利貼的這方式，可以讓我們清楚看出哪個區域大家比較沒有思考到？是不是需要再多討論該象限的方法？
會議後的原則，則是要轉換成接下來需要怎麼行動？執行的人員是誰？
像是會議記錄的內容最好用一張紙呈現，便於大家了解。
(包含會議的資訊、參與人員、日期任務、會議的目的是什麼？討論了哪些議題？討論出來的結果是什麼？如果沒有結果，接下來是要做什麼？)
今天從這本書、這堂課學到了開會的技巧，我知道很多公司每天都有晨會、月會、大大小小開不完的會，有的可能變成例行公事，有些變批鬥大會沒結論，或許可以參考看看這些方法實際應用，會讓會議更有效率，也更不浪費人力成本。
這一篇內容，是我在學習視覺筆記整理的過程中，將課堂中接觸到的書籍觀點，轉成我現在生活裡實際使用的方式，讓抽象的思考保留下來，上圖是在課堂中所做的練習，這次也想比照之前的方式，上傳作品來督促自己，所以建立了「把書放進生活裡」的系列文章，期許自己今年度每篇都能跟上，當然要是對圖解有興趣的人，歡迎參考奕霖老師的相關資訊，與我們一起來畫吧。
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官網：圖解力學院
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